Policy Whistleblowing
Procedura per la segnalazione di illeciti e irregolarià
1. Premessa
La presente Policy disciplina le modalità di effettuazione, gestione e trattamento delle segnalazioni di illeciti, violazioni e comportamenti irregolari effettuate nell’ambito dell’attività di Sinergica S.r.l. e Smartfiber S.r.l. (di seguito, congiuntamente, le “Società”).
Le Società promuovono una cultura aziendale improntata ai principi di integrità, correttezza, trasparenza e rispetto della legge e intendono garantire a chiunque ne abbia titolo la possibilità di segnalare, in buona fede, eventuali condotte illecite o irregolarità di cui sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo.
La gestione delle segnalazioni avviene nel rispetto della normativa applicabile in materia di whistleblowing e, in particolare, del D.Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, nonché della normativa in materia di protezione dei dati personali.
2. Cosa può essere segnalato
Possono essere oggetto di segnalazione comportamenti, atti od omissioni che, sulla base di elementi concreti, possano costituire o rappresentare:
- violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea;
- illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
- violazioni di procedure, policy o regolamenti aziendali rilevanti;
- condotte che possano arrecare un danno o un pregiudizio all’interesse pubblico o all’integrità delle Società;
- condotte o situazioni che possano compromettere la correttezza, la trasparenza o la legalità dell’attività aziendale.
La segnalazione deve essere effettuata sulla base di una ragionevole convinzione circa la fondatezza dei fatti segnalati.
Non costituiscono, di norma, oggetto di whistleblowing le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate esclusivamente agli interessi personali del segnalante o ai rapporti individuali di lavoro, salvo che rientrino nelle fattispecie previste dalla normativa applicabile.
2. Cosa può essere segnalato
Possono essere oggetto di segnalazione comportamenti, atti od omissioni che, sulla base di elementi concreti, possano costituire o rappresentare:
- violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea;
- illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
- violazioni di procedure, policy o regolamenti aziendali rilevanti;
- condotte che possano arrecare un danno o un pregiudizio all’interesse pubblico o all’integrità delle Società;
- condotte o situazioni che possano compromettere la correttezza, la trasparenza o la legalità dell’attività aziendale.
La segnalazione deve essere effettuata sulla base di una ragionevole convinzione circa la fondatezza dei fatti segnalati.
Non costituiscono, di norma, oggetto di whistleblowing le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate esclusivamente agli interessi personali del segnalante o ai rapporti individuali di lavoro, salvo che rientrino nelle fattispecie previste dalla normativa applicabile.
3. Chi può effettuare una segnalazione
Possono effettuare una segnalazione i soggetti individuati dalla normativa applicabile, tra cui, a titolo esemplificativo:
- lavoratori dipendenti;
- collaboratori;
- lavoratori autonomi;
- liberi professionisti e consulenti;
- soggetti che svolgono attività presso le Società;
- fornitori e altri soggetti che intrattengono rapporti con le Società;
- persone che, anche se il rapporto con la Società non è ancora iniziato, siano venute a conoscenza di informazioni rilevanti durante il processo di selezione o altre fasi precontrattuali;
- soggetti che abbiano acquisito le informazioni nell’ambito del rapporto con la Società anche successivamente alla cessazione dello stesso.
4. Come effettuare una segnalazione
Le Società mettono a disposizione un’apposita piattaforma Whistleblowing, accessibile direttamente dal sito internet aziendale.
Per effettuare una segnalazione è sufficiente accedere alla sezione dedicata del sito e cliccare sul link “Whistleblowing”.
Il link conduce direttamente alla piattaforma, attraverso la quale il segnalante potrà procedere all’invio della segnalazione seguendo le istruzioni presenti sulla piattaforma stessa.
La segnalazione può essere effettuata, nei casi e secondo le modalità previste dalla normativa, anche in forma anonima. Il segnalante è invitato a fornire una descrizione il più possibile completa e circostanziata dei fatti, indicando, ove disponibili:
- luogo e periodo in cui si sono verificati i fatti;
- soggetti coinvolti;
- eventuali persone informate sui fatti;
- descrizione delle condotte o degli eventi;
- documenti o altri elementi utili a supportare la segnalazione.
5. Riservatezza e tutela del segnalante
Le Società garantiscono la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e del contenuto della segnalazione, nei limiti previsti dalla legge.
Le informazioni relative alla segnalazione sono trattate esclusivamente dai soggetti autorizzati e competenti alla gestione della stessa.
L’identità del segnalante non sarà rivelata a soggetti non autorizzati, salvo nei casi espressamente previsti dalla normativa applicabile.
6. Divieto di ritorsione
È vietata qualsiasi forma di ritorsione o misura discriminatoria, diretta o indiretta, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione effettuata.
La tutela è riconosciuta nei casi e alle condizioni previsti dal D.Lgs. 24/2023.
Sono altresì previste dalla normativa specifiche forme di tutela per alcune categorie di soggetti collegati al segnalante.
7. Gestione della segnalazione
Le segnalazioni ricevute attraverso la piattaforma sono gestite secondo una procedura interna volta a garantire:
- la riservatezza delle informazioni;
- la corretta registrazione della segnalazione;
- una valutazione preliminare della segnalazione;
- gli eventuali approfondimenti necessari;
- la conclusione dell’istruttoria nei tempi previsti dalla normativa;
- l’adozione, ove necessario, delle conseguenti misure.
Il segnalante potrà utilizzare la piattaforma per verificare lo stato della segnalazione e per eventuali comunicazioni con il soggetto incaricato della gestione, secondo le funzionalità messe a disposizione dalla piattaforma.
8. Segnalazioni effettuate in malafede
La tutela prevista dalla normativa non si applica alle segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave e prive dei presupposti previsti dalla legge.
Le Società non tollerano segnalazioni effettuate consapevolmente con contenuti falsi, diffamatori o calunniosi, ferma restando la tutela prevista per chi effettua una segnalazione sulla base di una ragionevole convinzione della fondatezza dei fatti.
9. Protezione dei dati personali
I dati personali contenuti nelle segnalazioni sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, incluso il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e il D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018.
Il trattamento dei dati personali è effettuato esclusivamente per le finalità connesse alla gestione delle segnalazioni e agli eventuali adempimenti conseguenti.
Le informazioni e i dati personali sono conservati per il periodo necessario alla gestione della segnalazione e comunque nel rispetto dei termini previsti dalla normativa applicabile.
Per maggiori informazioni sul trattamento dei dati personali nell’ambito del whistleblowing, si invita a consultare l’apposita Informativa Privacy Whistleblowing, disponibile sul sito aziendale.
10. Segnalazioni esterne
Il ricorso al canale di segnalazione esterno presso ANAC è consentito esclusivamente nei casi e alle condizioni previste dal D.Lgs. 24/2023.
Il segnalante è pertanto invitato, in via ordinaria, a utilizzare il canale interno messo a disposizione dalle Società.
11. Pubblicazione della Policy
La presente Policy è resa disponibile sul sito internet delle Società.
Il link diretto alla piattaforma Whistleblowing è pubblicato sul sito e consente di accedere direttamente al sistema dedicato per procedere alla segnalazione.
12. Entrata in vigore e aggiornamenti
La presente Policy entra in vigore dalla data della sua pubblicazione ed è soggetta ad aggiornamento in caso di modifiche normative, organizzative o procedurali rilevanti.
Sinergica S.r.l. & Smartfiber S.r.l.
Ultimo aggiornamento: 14 settembre 2026
Sinergica Srl - P.IVA 01748160338
Sede legale
Roma, viale G. Ribotta 21
Sedi operative
Piacenza, Stradone Farnese 41/N
Cagliari, via Monte Sabotino 15