Informativa sul trattamento dei dati personali

Sistema di segnalazione Whistleblowing

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del D.Lgs. 24/2023, recante disposizioni in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni normative nazionali, Sinergica S.r.l. e Smartfiber S.r.l. forniscono la presente informativa relativa al trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito del sistema di segnalazione Whistleblowing

1. Titolari del trattamento

I Titolari del trattamento dei dati personali sono:

Sinergica S.r.l.
S.L. Viale Giorgio Ribotta 21 – 00144 Roma (RM)

S.O. Stradone Farnese 41/N – 29121 Piacenza (PC)
C.F./P.IVA 01748160338
E-mail: info@sinergica.pro
PEC: sinergica@n2pec.it

Soggetto che gestisce le segnalazioni: Paolo Gatti

Smartfiber S.r.l.
S.L. Viale Giorgio Ribotta 21 – 00144 Roma (RM)

S.O. Via Avogadro 34 – 50019 Sesto Fiorentino (FI)
C.F./P.IVA 07110660482
E-mail: info@sinergica.pro

PEC: smartfiber@legalmail.it

Soggetto che gestisce le segnalazioni: Paolo Gatti

Qualora la segnalazione riguardi una specifica società, il relativo trattamento sarà effettuato dal Titolare competente secondo quanto previsto dalla normativa applicabile e dalle procedure interne adottate.

2. Tipologia di dati personali trattati

Nell’ambito della gestione delle segnalazioni possono essere trattati, a seconda del contenuto della segnalazione, i dati personali:

del segnalante, qualora scelga di identificarsi;
della persona segnalata;
di eventuali soggetti coinvolti o menzionati nella segnalazione;
di eventuali testimoni;
contenuti nella segnalazione e nella documentazione eventualmente allegata;
relativi alle comunicazioni intercorse nell’ambito della gestione della segnalazione.

Il sistema consente, ove previsto dalla piattaforma e dalla procedura aziendale, di effettuare la segnalazione anche in forma anonima.

Il trattamento di categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR e di eventuali dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell’art. 10 GDPR potrà avvenire esclusivamente nei limiti in cui ciò sia necessario per la gestione della segnalazione e nel rispetto della normativa applicabile.

Si invita il segnalante a non inserire nella segnalazione dati personali non pertinenti o non necessari rispetto all’oggetto della segnalazione.

3. Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

ricevere, esaminare e gestire le segnalazioni effettuate tramite il canale Whistleblowing;
verificare i fatti e le circostanze oggetto della segnalazione;
svolgere le necessarie attività istruttorie;
adottare gli eventuali provvedimenti conseguenti alla segnalazione;
adempiere agli obblighi previsti dal D.Lgs. 24/2023 e dalla normativa applicabile;
tutelare i diritti e gli interessi delle Società, dei dipendenti, collaboratori e di altri soggetti interessati;
prevenire e accertare eventuali illeciti, violazioni di legge, regolamenti, procedure o principi di comportamento applicabili alle Società;
adempiere ad eventuali obblighi derivanti da richieste delle Autorità competenti.

4. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati personali è effettuato sulla base delle seguenti condizioni di liceità previste dal GDPR:

art. 6, par. 1, lett. c) GDPR, per l’adempimento degli obblighi di legge cui sono soggetti i Titolari, con particolare riferimento agli obblighi derivanti dal D.Lgs. 24/2023;
art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, ove applicabile, per il perseguimento del legittimo interesse dei Titolari alla prevenzione e all’accertamento di illeciti e alla tutela dei propri diritti;
per le categorie particolari di dati eventualmente trattate, le specifiche condizioni previste dall’art. 9 GDPR e dalla normativa nazionale applicabile;
per i dati relativi a condanne penali e reati, le condizioni previste dall’art. 10 GDPR e dalla normativa applicabile.

Il trattamento dei dati personali contenuti nella segnalazione non è basato sul consenso del segnalante.

5. Modalità di trattamento e misure di sicurezza

Il trattamento viene effettuato mediante strumenti informatici e/o cartacei, secondo principi di correttezza, liceità, trasparenza, minimizzazione, pertinenza e necessità.

I dati sono trattati esclusivamente da soggetti autorizzati e adeguatamente istruiti e sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate a garantirne la sicurezza, la riservatezza e l’integrità, prevenendo accessi non autorizzati, perdita, distruzione o divulgazione dei dati.

L’identità del segnalante e le informazioni dalle quali essa può essere desunta sono tutelate secondo quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023.

6. Destinatari dei dati personali

I dati personali potranno essere comunicati esclusivamente ai soggetti che, in relazione alle proprie funzioni e competenze, siano autorizzati o legittimati a conoscerli.

In particolare, potranno avere accesso ai dati:

il soggetto o l’organo interno incaricato della gestione delle segnalazioni;
persone specificamente autorizzate e istruite;
eventuali consulenti o professionisti incaricati di supportare le Società nella gestione della segnalazione, nei limiti strettamente necessari;
eventuali fornitori che gestiscono la piattaforma tecnologica di Whistleblowing, in qualità di Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, ove applicabile;
Autorità pubbliche, giudiziarie o altri soggetti legittimati dalla legge.

I dati personali non saranno diffusi.

7. Trasferimento dei dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo

I dati personali saranno, di norma, trattati all’interno dello Spazio Economico Europeo.

Qualora, per esigenze tecniche o organizzative, si rendesse necessario effettuare trasferimenti verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo, tali trasferimenti saranno effettuati nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del GDPR e mediante l’adozione delle garanzie previste dalla normativa applicabile.

8. Periodo di conservazione

Le segnalazioni e la relativa documentazione saranno conservate per il periodo necessario alla gestione della segnalazione e comunque non oltre cinque anni dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 14 del D.Lgs. 24/2023.

Resta salva la possibilità di conservare ulteriormente i dati qualora ciò sia necessario per adempiere ad obblighi di legge o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale.

Decorso il periodo di conservazione, i dati saranno cancellati o anonimizzati, ove possibile, secondo le procedure aziendali applicabili.

9. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati personali non è, in generale, obbligatorio per effettuare una segnalazione.

Il segnalante può effettuare una segnalazione secondo le modalità previste dal sistema Whistleblowing, anche in forma anonima ove tale possibilità sia prevista.

La mancata indicazione dei dati identificativi può tuttavia rendere più difficoltosa la gestione della segnalazione e le eventuali comunicazioni con il segnalante.

10. Tutela della riservatezza del segnalante

L’identità del segnalante è tutelata nei termini previsti dal D.Lgs. 24/2023.

In particolare, l’identità del segnalante non può essere rivelata, senza il suo espresso consenso, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, salvo i casi espressamente previsti dalla legge.

Sono inoltre adottate misure idonee a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e del contenuto della segnalazione.

11. Diritti degli interessati

Gli interessati possono esercitare i diritti previsti dagli artt. 15 e seguenti del GDPR, nei limiti e alle condizioni previste dalla normativa applicabile.

In particolare, possono chiedere:

l’accesso ai propri dati personali;
la rettifica dei dati inesatti;
la cancellazione dei dati, nei casi previsti dalla legge;
la limitazione del trattamento;
la portabilità dei dati, ove applicabile;
di opporsi al trattamento nei casi previsti dalla normativa.

L’esercizio dei diritti potrà essere limitato quando ciò sia necessario per garantire la tutela della riservatezza dell’identità del segnalante e per preservare l’efficacia delle attività di gestione e verifica della segnalazione, nei limiti previsti dalla normativa applicabile.

Per esercitare i propri diritti è possibile contattare i Titolari del trattamento agli indirizzi indicati nella presente informativa.

12. Reclamo all'Autorità di controllo

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, l’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali violi il GDPR ha il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente, ai sensi dell’art. 77 GDPR.

Per l’Italia, l’autorità di controllo è il Garante per la protezione dei dati personali.

13. Aggiornamenti dell'informativa

La presente informativa può essere aggiornata nel tempo per adeguarla a modifiche normative, organizzative o tecniche.

La versione aggiornata sarà resa disponibile attraverso il portale Whistleblowing e/o il sito web delle Società.

Sinergica S.r.l. & Smartfiber S.r.l.

Ultimo aggiornamento: 14 settembre 2026